اهمیت موضوع ارزیابی عملكرد 

مدیران روشن بین از ارزیابی عملكرد به عنوان فرصتی برای انتقال انتظارات سازمان به كاركنان استفاده می كنند. اگر شما بخواهید در مورد نقطه ای صحبت كنید كه در آن مدیر می تواند در یك كارمند اعمال نفوذ كند، همین جاست. یك ارزیابی صحیح از عملكرد كاركنان می تواند عامل برانگیختن و هدایت كاركنان به سوی پرورش مهارت ها و قابلیت های فردی آنان باشد. می توان برای ارزیابی در سازمان دو نقش قائل شد. یك نقش وقتی ظاهر می شود كه مدیران بخواهند بر مبنای ارزیابی تصمیماتی در مورد پرسنل اتخاذ كنند. دراین حالت ارزیابی نقش قضاوتی دارد. اما نقش دیگری نیز وجود دارد كه بر اساس انتظارات و نیازهای كاركنان است. كاركنان به ارزیابی هایی نیاز دارند كه به ابزاری در دست مدیران تبدیل شود تا مدیران با این ابزار به اصلاح عملكرد پرسنل، تقویت انگیزه كاركنانی كه وظیفه خود را به خوبی انجام می دهند، طراحی مشاغل آتی، پرورش استعدادها و قابلیت ها برای رشد شغلی و قوت بخشیدن به كیفیت روابط بین مدیران و كاركنان بپردازند. به این لحاظ اكنون طرح های متعددی برای ارزیابی مورد استفاده قرار گرفته است كه به بعد قضاوتی، بعد مشاوره و اصلاح و یا به هر دو بعد توجه داشته است و اصلاح و تعدیل این طرح ها تاكنون پایان نیافته است. ارزیابی عملكرد برای مدیریت یك سازمان حیاتی است و تعطیل بردار نیست حتی اگر مدیری آن را قابل تعطیل بداند. محتوای ارزیابی یعنی سنجش منظم كار افراد در رابطه با نحوه انجام وظیفه در مشاغل محوله و تعیین ظرفیت موجود در آنها جهت رشد و برنامه ریزی های پرورشی به منظور بهبود عملكرد آتی، نقطه ثقل مدیریت اثربخش است، بنابراین طبیعی است كه مدیران بكوشند به شیوه های سهل تر و مفیدتر دست یابند. یك نظام ارزیابی به تنهایی نمی تواند تمام مقاصد را تامین كند. بنابراین راه ممكن، تلفیق نظام های متعدد برای نیل به مقصود است. اما آنچه باید در تمام این نظام ها مدنظر قرار گیرد آن است كه وقتی ارزیابی عملكرد عینی باشد و از فنون مناسب استفاده كند و پرسنل را به طور فعال مشاركت دهد و یك مسئولیت مهم برای مدیران باشد، تاثیر بیشتری خواهد داشت. عینی بودن ارزیابی عملكرد زمانی قابل حصول است كه بر انتظارات عملكردی كاملا روشن مبتنی باشد. این انتظارات می تواند در قالب مسئولیت های كلیدی شغل، نتایج كلیدی، اهداف و یا استاندارد های عملكرد معرفی شود. مثلا شرح شغل ها می تواند مبنای خوبی برای ارزیابی عملكرد باشد. سازمان ها و موسسات مختلف غالبا به منظور تشخیص میزان كارآیی كاركنان در پیشبرد اهداف سازمان به ارزیابی عملكرد آنان می پردازند. علیرغم وجود چنین گرایش مثبتی، بسیاری از مدیران هنوز چنانكه باید و شاید، به ارزش این ارزیابی ها واقف نیستند و لذا در انجام آن كوتاهی می كنند. حال آنكه ارزیابی عملكرد كاركنان فرایند بسیار ارزشمندی است كه با اجرای آن، كاركنان می توانند بازخورد های مناسبی در جهت بهبود عملكرد و تصحیح رفتار شغلی خود را در سازمان دریافت كنند و ضمن تصحیح اشتباهات و رفع نارسایی ها تخصص خود را تكامل بخشند. ارزیابی عملكرد زمینه مناسبی برای ایجاد انگیزه و تسهیل تحقق اهداف سازمان فراهم می كند و به كمك آن می توان رابطه ساعات كار فرد را با میزان كار انجام شده بررسی و اندازه گیری كرد. همچنین ارزیابی وسیله بسیار موثری در ارتقای فردی و شغلی كاركنان به حساب می آید و براساس آن می توان توزیع مشاغل و تفویض اختیارات را بر اساس شایستگی كاركنان جامه عمل پوشانید. ارزیابی عملكرد نه تنها اطلاعات معتبر و صحیح در اختیار مدیران قرار می دهد بلكه اطلاعات مناسبی هم در اختیار كاركنان قرار می دهد. آنان نسبت به عملكرد و رفتارهای شغلی خود آگاه می شوند و به نقاط قوت و ضعف عملكرد خود پی می برند. این اطلاعات پایه مناسبی برای اصلاح و بهبود رفتارهای شغلی و رشد و پرورش شخصیت كاركنان خواهد بود. ارزیابی عملكرد، همچنین علاوه بر بهبود عملكرد كاركنان، موجب بهبود كیفیت محصولات و خدمات سازمان و در نهایت رضایت مشتری و تضمین منافع سهام داران می شود.

فرایند ارزیابی عملكرد كه به ارزیابی عملكرد، بررسی های عملكرد و درجه بندی شایستگی های كاركنان اشاره دارد از مهمترین وظایف سرپرست است. فراهم ساختن اطلاعات مربوط به چگونگی انجام موثر كارها برای تقویت رفتارهای مناسب و حذف رفتارهای نامناسب ضروری است. اصل منطقی برای استفاده از ارزیابی عملكرد، به حداكثر رساندن بهره وری از طریق شناسایی و تقویت نقاط قوت كاركنان است. به زعم پیتر دراكر، قوت ها باید بیش از ضعف ها مورد تاكید واقع شوند. ارزیابی عملكرد علاوه بر فراهم كردن بازخورد اطلاعاتی، كاركردهای دیگری را نیز در سازمان انجام می دهد. اصولا كاربردی كردن یك تئوری و روش های نظری امری دشوار است و نیز به كارگیری طرح های ارزیابی نامناسب نه تنها مشكلی را حل نمی كند بلكه ممكن است بر مشكلات موجود سازمان نیز بیفزاید. با این وصف و علیرغم وجود چنین دشواری هایی، مدیران نباید از اجرای ارزیابی شانه خالی كنند. زیرا اولا به عمل آوردن تئوری، در عین دشواری ناممكن نیست. ثانیا تجاربی كه براساس ارزیابی حاصل می شود، حتی در موارد نامناسب بودن طرح، متضمن درس هایی است كه موجب بهبود روش ها می شود و همواره می توان با بهره گیری از شكل های مختلف ارزیابی و تحلیل اطلاعات، بازخوردهای مناسبی برای كاركنان سازمان فراهم و امكان ارتقای عملكرد و بهبود رفتار آنان را در جهت تحقق منافع سازمان میسر ساخت[۱].

 

۲-۱۸- همسو سازی عملکرد کارکنان با استراتژی سازمان

امروزه بیش از هر زمان دیگری، ضرورت دارد تا سازمان ها بتوانند از راه دارایی های نامشهود خود مانند: استعداد، رهبری، فرهنگ و به ویژه داشتن استراتژی یکپارچه خود را متمایز سازند. مدیران، همه ساله، هفته ها و یا حتی ماه ها زمان صرف تدوین استراتژی به منظور حفظ مزیت رقابتی سازمان خود می کنند. آنها از راه تدوین استراتژی می خواهند بدانند که:

  • چه اقداماتی باید انجام دهند که سازمانشان سرآمد باشد؟

۲)  چطور می توانند اقدام ها و عملکردشان را مورد سنجش قرار دهند؟

باید توجه داشت از آنجا که کارکنان نمی توانند به گونه شفاف نقش خود را در پیاده سازی استراتژی سازمان درک کنند، هنگام پیاده سازی استراتژی اغلب بین کارکنان و مدیران گسستگی به وجود می آید؛ بنابراین مدیریت برای اینکه بتواند چگونگی تحقق هدف های خود را به گونه معینی تعریف کند لازم است که به طور دقیق عملکرد کارکنان را بصورت کمّی شاخص گذاری و اندازه گیری کند. در این راستا تعریف شاخص ها و روش های اندازه گیری مناسب دارای اهمیت فراون است.

گفتنی است که: رهبران از راه فرایند برنامه ریزی استراتژیک، می توانند مطمئن شوند که شاخص ها و استراتژی در تمامی سطوح سازمان تعریف شده، توسعه یافته است. برای مثال: یک مرکز ارتباط تلفنی با مشتری در سازمان را در نظر بگیرید که برای ارائه اطلاعات و خدمات به صورت تلفنی به مشتریان، رقابت می کند. در این سازمان مدیریت احتمالاً ارائه خدمات ویژه به مشتریان را به عنوان هدف در نظر می گیرد و بسیاری از شایستگی ها، نظیر: حضور، میزان پاسخگویی به تلفن ها و مدت زمان هر مکالمه می توانند به عنوان شاخص هایی برای تحقق این هدف و ارزیابی عملکرد کارکنان تعیین شوند. هر چند که آن شاخص ها می توانند ارزشمند باشند، اما ممکن است این شاخص ها به خودی خود به استراتژی سازمان بر نگردند، بر این اساس سیستم تشویق کارکنان به رفتار نادرست پاداش می دهد و سازمان به گونه ای درست متوجه نمی شود که کدام یک از کارکنان آنها نقش موثری در تحقق برنامه های استراتژی کسب و کار دارند (امیرخانی و همکاران، ۱۳۸۹).

 

[۱] http://sabasari.ir/

اهمیت موضوع ارزیابی عملكرد 

مدیران روشن بین از ارزیابی عملكرد به عنوان فرصتی برای انتقال انتظارات سازمان به كاركنان استفاده می كنند. اگر شما بخواهید در مورد نقطه ای صحبت كنید كه در آن مدیر می تواند در یك كارمند اعمال نفوذ كند، همین جاست. یك ارزیابی صحیح از عملكرد كاركنان می تواند عامل برانگیختن و هدایت كاركنان به سوی پرورش مهارت ها و قابلیت های فردی آنان باشد. می توان برای ارزیابی در سازمان دو نقش قائل شد. یك نقش وقتی ظاهر می شود كه مدیران بخواهند بر مبنای ارزیابی تصمیماتی در مورد پرسنل اتخاذ كنند. دراین حالت ارزیابی نقش قضاوتی دارد. اما نقش دیگری نیز وجود دارد كه بر اساس انتظارات و نیازهای كاركنان است. كاركنان به ارزیابی هایی نیاز دارند كه به ابزاری در دست مدیران تبدیل شود تا مدیران با این ابزار به اصلاح عملكرد پرسنل، تقویت انگیزه كاركنانی كه وظیفه خود را به خوبی انجام می دهند، طراحی مشاغل آتی، پرورش استعدادها و قابلیت ها برای رشد شغلی و قوت بخشیدن به كیفیت روابط بین مدیران و كاركنان بپردازند. به این لحاظ اكنون طرح های متعددی برای ارزیابی مورد استفاده قرار گرفته است كه به بعد قضاوتی، بعد مشاوره و اصلاح و یا به هر دو بعد توجه داشته است و اصلاح و تعدیل این طرح ها تاكنون پایان نیافته است. ارزیابی عملكرد برای مدیریت یك سازمان حیاتی است و تعطیل بردار نیست حتی اگر مدیری آن را قابل تعطیل بداند. محتوای ارزیابی یعنی سنجش منظم كار افراد در رابطه با نحوه انجام وظیفه در مشاغل محوله و تعیین ظرفیت موجود در آنها جهت رشد و برنامه ریزی های پرورشی به منظور بهبود عملكرد آتی، نقطه ثقل مدیریت اثربخش است، بنابراین طبیعی است كه مدیران بكوشند به شیوه های سهل تر و مفیدتر دست یابند. یك نظام ارزیابی به تنهایی نمی تواند تمام مقاصد را تامین كند. بنابراین راه ممكن، تلفیق نظام های متعدد برای نیل به مقصود است. اما آنچه باید در تمام این نظام ها مدنظر قرار گیرد آن است كه وقتی ارزیابی عملكرد عینی باشد و از فنون مناسب استفاده كند و پرسنل را به طور فعال مشاركت دهد و یك مسئولیت مهم برای مدیران باشد، تاثیر بیشتری خواهد داشت. عینی بودن ارزیابی عملكرد زمانی قابل حصول است كه بر انتظارات عملكردی كاملا روشن مبتنی باشد. این انتظارات می تواند در قالب مسئولیت های كلیدی شغل، نتایج كلیدی، اهداف و یا استاندارد های عملكرد معرفی شود. مثلا شرح شغل ها می تواند مبنای خوبی برای ارزیابی عملكرد باشد. سازمان ها و موسسات مختلف غالبا به منظور تشخیص میزان كارآیی كاركنان در پیشبرد اهداف سازمان به ارزیابی عملكرد آنان می پردازند. علیرغم وجود چنین گرایش مثبتی، بسیاری از مدیران هنوز چنانكه باید و شاید، به ارزش این ارزیابی ها واقف نیستند و لذا در انجام آن كوتاهی می كنند. حال آنكه ارزیابی عملكرد كاركنان فرایند بسیار ارزشمندی است كه با اجرای آن، كاركنان می توانند بازخورد های مناسبی در جهت بهبود عملكرد و تصحیح رفتار شغلی خود را در سازمان دریافت كنند و ضمن تصحیح اشتباهات و رفع نارسایی ها تخصص خود را تكامل بخشند. ارزیابی عملكرد زمینه مناسبی برای ایجاد انگیزه و تسهیل تحقق اهداف سازمان فراهم می كند و به كمك آن می توان رابطه ساعات كار فرد را با میزان كار انجام شده بررسی و اندازه گیری كرد. همچنین ارزیابی وسیله بسیار موثری در ارتقای فردی و شغلی كاركنان به حساب می آید و براساس آن می توان توزیع مشاغل و تفویض اختیارات را بر اساس شایستگی كاركنان جامه عمل پوشانید. ارزیابی عملكرد نه تنها اطلاعات معتبر و صحیح در اختیار مدیران قرار می دهد بلكه اطلاعات مناسبی هم در اختیار كاركنان قرار می دهد. آنان نسبت به عملكرد و رفتارهای شغلی خود آگاه می شوند و به نقاط قوت و ضعف عملكرد خود پی می برند. این اطلاعات پایه مناسبی برای اصلاح و بهبود رفتارهای شغلی و رشد و پرورش شخصیت كاركنان خواهد بود. ارزیابی عملكرد، همچنین علاوه بر بهبود عملكرد كاركنان، موجب بهبود كیفیت محصولات و خدمات سازمان و در نهایت رضایت مشتری و تضمین منافع سهام داران می شود.

فرایند ارزیابی عملكرد كه به ارزیابی عملكرد، بررسی های عملكرد و درجه بندی شایستگی های كاركنان اشاره دارد از مهمترین وظایف سرپرست است. فراهم ساختن اطلاعات مربوط به چگونگی انجام موثر كارها برای تقویت رفتارهای مناسب و حذف رفتارهای نامناسب ضروری است. اصل منطقی برای استفاده از ارزیابی عملكرد، به حداكثر رساندن بهره وری از طریق شناسایی و تقویت نقاط قوت كاركنان است. به زعم پیتر دراكر، قوت ها باید بیش از ضعف ها مورد تاكید واقع شوند. ارزیابی عملكرد علاوه بر فراهم كردن بازخورد اطلاعاتی، كاركردهای دیگری را نیز در سازمان انجام می دهد. اصولا كاربردی كردن یك تئوری و روش های نظری امری دشوار است و نیز به كارگیری طرح های ارزیابی نامناسب نه تنها مشكلی را حل نمی كند بلكه ممكن است بر مشكلات موجود سازمان نیز بیفزاید. با این وصف و علیرغم وجود چنین دشواری هایی، مدیران نباید از اجرای ارزیابی شانه خالی كنند. زیرا اولا به عمل آوردن تئوری، در عین دشواری ناممكن نیست. ثانیا تجاربی كه براساس ارزیابی حاصل می شود، حتی در موارد نامناسب بودن طرح، متضمن درس هایی است كه موجب بهبود روش ها می شود و همواره می توان با بهره گیری از شكل های مختلف ارزیابی و تحلیل اطلاعات، بازخوردهای مناسبی برای كاركنان سازمان فراهم و امكان ارتقای عملكرد و بهبود رفتار آنان را در جهت تحقق منافع سازمان میسر ساخت[۱].

 

۲-۱۸- همسو سازی عملکرد کارکنان با استراتژی سازمان

امروزه بیش از هر زمان دیگری، ضرورت دارد تا سازمان ها بتوانند از راه دارایی های نامشهود خود مانند: استعداد، رهبری، فرهنگ و به ویژه داشتن استراتژی یکپارچه خود را متمایز سازند. مدیران، همه ساله، هفته ها و یا حتی ماه ها زمان صرف تدوین استراتژی به منظور حفظ مزیت رقابتی سازمان خود می کنند. آنها از راه تدوین استراتژی می خواهند بدانند که:

  • چه اقداماتی باید انجام دهند که سازمانشان سرآمد باشد؟

۲)  چطور می توانند اقدام ها و عملکردشان را مورد سنجش قرار دهند؟

باید توجه داشت از آنجا که کارکنان نمی توانند به گونه شفاف نقش خود را در پیاده سازی استراتژی سازمان درک کنند، هنگام پیاده سازی استراتژی اغلب بین کارکنان و مدیران گسستگی به وجود می آید؛ بنابراین مدیریت برای اینکه بتواند چگونگی تحقق هدف های خود را به گونه معینی تعریف کند لازم است که به طور دقیق عملکرد کارکنان را بصورت کمّی شاخص گذاری و اندازه گیری کند. در این راستا تعریف شاخص ها و روش های اندازه گیری مناسب دارای اهمیت فراون است.

گفتنی است که: رهبران از راه فرایند برنامه ریزی استراتژیک، می توانند مطمئن شوند که شاخص ها و استراتژی در تمامی سطوح سازمان تعریف شده، توسعه یافته است. برای مثال: یک مرکز ارتباط تلفنی با مشتری در سازمان را در نظر بگیرید که برای ارائه اطلاعات و خدمات به صورت تلفنی به مشتریان، رقابت می کند. در این سازمان مدیریت احتمالاً ارائه خدمات ویژه به مشتریان را به عنوان هدف در نظر می گیرد و بسیاری از شایستگی ها، نظیر: حضور، میزان پاسخگویی به تلفن ها و مدت زمان هر مکالمه می توانند به عنوان شاخص هایی برای تحقق این هدف و ارزیابی عملکرد کارکنان تعیین شوند. هر چند که آن شاخص ها می توانند ارزشمند باشند، اما ممکن است این شاخص ها به خودی خود به استراتژی سازمان بر نگردند، بر این اساس سیستم تشویق کارکنان به رفتار نادرست پاداش می دهد و سازمان به گونه ای درست متوجه نمی شود که کدام یک از کارکنان آنها نقش موثری در تحقق برنامه های استراتژی کسب و کار دارند (امیرخانی و همکاران، ۱۳۸۹).

دانلود از لینک زیر :

[۱] http://sabasari.ir/