۸-۲-۲ بهره وری[۱]

بهره وری: تاثیر(اجرای کارای درست)+کارآیی(اجرای درست کارا).

بهره وری، یعنی درست انجام دادن کار هم اینکه انجام کارای درست(دراکر[۲]،۱۱۸،۱۹۹۴).

۹-۲-۲ کارآیی[۳]

کارآیی، عبارتست از نسبت ستاده به داده و یا به بیان دیگه نسبت تولید کالا یا خدمات پایانی به منابع به کار رفته اون.

۱۰۲-۲ تاثیر[۴]

تاثیر سازمان عبارتست از درجه یا میزانی که سازمان به هدفای مورد نظر خود نائل میاد.(دفت،۱۳۷۷، ص۱۰۳).

پیتردراکربه عنوان یکی از کارشناسان مدیریت، میان کارآئی و تاثیر تفاوت قائل می شه.بدین صورت که تاثیر رو به عنوان انجام کارای درست وکارآئی رو با عنوان انجام دادن درست کار تعریف کرده وبین این دو در مرحله انتخاب هدف و چگونگی رسیدن به اونها رابطه و توازن ایجادمی کنه.

بدین شکل که تاثیر رو به شکل توانایی تعیین هدف مناسب و کارایی رو در چارچوب معنی توانایی استفاده کمتر از منابع واسه رسیدن به اهداف سازمان بیان می کنه.یا یعنی کارا رو درست انجام دادنه.(هرسی و بلانچارد۱۳۷۶، ص۴۵).

باسیل جورچ پولوس و رابرت تاننبوم تاثیر ((رو به عنوان حدی که هر سازمان به شکل یه سیستم اجتماعی به اهداف خود، بدون استفاده غیر لازم از منابع و هم بدون وارد کردن فشار نابجا به اعضایش دست پیدا میکنه تعریف می کنن))با عنوان یه ملاک تاثیر اونا نه فقط به بهروری بلکه هم اینکه به انعطاف پذیری سازمانی و نبود وجود فشارها یا تنشهای درون سازمانی تاکید دارن.(کریتنر[۵]،۱۹۸۶، ص۸).

تاثیر یعنی اندازه تحقق اهداف و انجام موفقیت آمیز ماموریت، طبق تعریف فوق یافته ها به دست اومده از کل اقدامات انجام شده، تاثیر و مطلوبیت به کار گیری منابع در به دست آوردن یافته های حاصل، کارآیی نامیده می شه. تعبیر دیگه تاثیر یعنی: کارکرد و کارآیی مطلوب.(میرسپاسی،۱۳۷۱، ص۳۲).

تاثیر یا مفید بودن یه سازمان به شکل کسب هدفای تعیین شده و رضایت خاطر کسائی که در رسیدن به این اهداف نقش دارن تعریف می شه.

بازم که از عبارت فوق مستفاد می شه هدایت و هماهنگی در فعالیت گروه های کار و رضایت خاطر کارگزان، عوامل انسانی سازمان تاثیر تعیین کننده ای در مفید بودن ودر نتیجه موفقیت و بهبود کارکرد اون میشه.(رضائیان،،۱۳۷۱، ص۳).

تاثیر سازمانی یعنی: درجه یا میزانی که سازمان به هدفای مورد نظر خود نائل آید، ثربخشی یه معنی کلی داره، که به صورت ضمنی در برگیرنده تعدادزیادی متغیرهاست.هنگام تعیین تاثیر سازمانی حدود یا میزانی که هدفهای چند گانه تامین شدن، سنجیده یا اندازه گیری می شه و مورد قضاوت قرار می گیرن.(اچ هال،۱۳۷۸، ص۹۰).

 

۱۱-۲-۲ ارتباطات

 ارتباطات رو((رد و بدل کردن اطلاعات و انتقال معنی )) می دونن. (کتز و کان ،۱۹۶۹،ص ۲۲۳).

با گسترش این عبارت میشه گفت که ارتباطات، انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده س، طوریکه واسه هر دو قابل فهم و روشن باشه.(کونترو و بقیه،۱۹۸۴،ص ۴۴).

با در نظر گرفتن گستردگی بخش مسائل ارتباطی در سازمان و مدیریت، میشه ادعا کرد که خیلی از مشکلات سازمانی و اجتماعی از ضعف ارتباطات سر می گیرن.اهمیت ارتباطات موثر بدون دلیله.که فراگردی بوجود میاره که انجام وظایف مثل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، و کنترل رو واسه مدیران آسون کردن می کنه و هم اینکه مدیران رو در تحقق وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان کمک میرسونه.(دکتر رضائیان،۱۳۸۷ ،ص ۴۷۲)

برنامه ریزی

ارتباطات وقتی کارآ میشه که هر پیام در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه و تلاش، به گیرنده برسه(همون منبع ،ص ۴۸۹).

۱۲-۲-۲فراگرد ارتباطات

تو یه تعریف کامل تر میشه گفت که ((ارتباطات، فراگردیه که طی اون ادما از راه انتقال علایم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می کنن))

ارتباطات سازمانی هم به فراگردی دلالت داره که طی اون مدیران به رد و بدل کردن اطلاعات و معانی با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازن.(رضائیان،۱۳۸۷،ص ۴۷۳).

                          نمودار۱-۲-۲ آسونترین فراگرد ارتباطی

گیرنده
پیام
فرستنده

 

۱۳-۲-۲ دبیر خونه

دبیر خونه، واحد سازمانی مشخصیه که اداره امور دفتری سازمان رو براساس روشای آماده شده و مشخص مسئول گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری رو انجام میده و مراقبت و نظارت بر حسن گردش اسمای وارده و فرستاده شده رو در داخل و خارج سازمان تقبل می کنه.

دبیرخانه و دفاتر مدیریتا به عنوان واحدهای مسول اموردفتری انجام وظیفه می کنن و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم امور دفتری و گردش اسمای اداریه.(همتی الهه،۱۳۹۰).

۱-۱۹-۲-۲ وظایف اساسی دبیرخانه به توضیح زیره:

  • دریافت، کنترل اسمای وارده از نظر وجود امضاء،رابطه نامها با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوستا (در صورت داشتن ملحق شد یا ضمائم).
  • ارائه نامه به مقام یا مسول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصلاح اداری برگشت می گن.
  • پس از تعیین محل اقدام، نامها به مسئول ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر)جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شه.
  • ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستمای رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نیست).
  • ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده.
  • در مورد اسمای فرستاده شده هم همین مراحل یعنی دریافت ثبت و پخش طی می شه.
  • تایپ نامها و مقایسه اون با پیش نویس.
  • پخش اطلاعیها و بخش نامها بین واحدهای ذیرربط و مربوطه.
  • جفت و جور برنامه ماشین نویسا و تقسیم درست کار بین اونا.

۱۰-جفت و جور پیش نویسای ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.

۱۱-انجام امور چاپ و افزایش

۱۴-۲-۲ شکل های جور واجور سیستمای دبیرخانه

۱-۱۴-۲-۲ سیستم متمرکز

کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و پخش مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه یا دفتر انجام می شه.

موارد به کار گیری روشای متمرکز بقرار ذیله:

  • تعداد مکاتبات سازمان محدود باشه.
  • سازمان و واحدهای درون اون فاقدمراجعه کننده بوده و یا تعداد اونا محدوده.
  • تعداد نیروای انسانی و بودجه و وسایل و وسیله و امکانات سازمان محدود باشه.
  • کلیه واحدهای سازمان (معمولا تو یه ساختمون)قرار گرفتن داشته باشه.
  • اختیارات مسولان واحدهای سازمانا در مورد امضای مکاتبات محدود باشه.
  • تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یه روش مطلوب در طرح سازمانی سازمان.
  • سازمان محدود بوده و از گستردگی زیادی بهره مند نباشه..

۲-۱۴-۲-۲ سیستم نیمه متمرکز

انجام عملیات مربوط به دریافت و پخش مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی به نام دبیرخانه مرکزی انجام میشه. وهر یه از واحدهای سازمان به طور جداگونه عمل ثبت نامه وارده و صادر شده رو انجام میدن.

۳-۱۴-۲-۲ سیستم غیر متمرکز

کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت و پخش مکاتبات، به طور جداگونه و جداگونه در هر کدوم از واحدهای سازمان انجام می شه.

موارد به کار گیری راه غیر متمرکز:

  • تعداد مکاتبات سازمان محدود باشه.
  • سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشه.
  • تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشه.
  • واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمون قرار گرفته باشن.
  • اختیارات مسولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد وگسترده باشه
  • سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی زیاد، نیروی انسانی زیاد باشه.
  • واحدهای سازمانی بیشترً کارا و وظایف بسیار تخصصی انجام میدن.
  • تصمیم مدیریت یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به خاطر تسریع امور گردش مکاتبات در طرح سازمانی سازمان.

 

 

 

 

 

۱۵-۲-۲ اسمای اداری

یه وسیله نوشته شده اداریه که در اجرای وظایف اداری جفت و جور و یا دریافت می شه.از ارکان اسمای اداری میشه به شماره، تاریخ، و امضاء اشاره کرد. اسمای اداری که بدون سه مشخصه فوق باشددر دفاتر و دبیرخانه ها ثبت نمی شه و واسه اصلاح برگشت داده می شه.(الهه همتی،۱۳۹۰).

۱۶-۲-۲ شکل های جور واجور اسمای اداری از نظر علوم رفتاری

  • وارده:

-شخصی

-اداری

-پنهونی

      ۲– فرستاده شده:

      – پنهونی

        – خیلی پنهونی

        – سری

        – کلی سری.

 

 

       

۱۷-۲-۲ تحویل پرونده ها به مقامات ما فوق

مسول بایگانی وظایف زیر رو در رابطه با کنترل و تحویل پرونده ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده رو دوش داره:

  • دریافت فرم درخواست پرونده ها، پرونده از تقاضا کننده با امضای مجاز.
  • در فرم درخواست پرونده، باید باموضوع پرونده، شماره و کد اون، مدت لازم، تاریخ عودت مشخص شه.
  • پس از دریافت درخواست، مسولان بایگانی موظفه پرونده مورد نظر رو تحویل تقاضا کننده داده و فرم درخواست رو تا عودت پرونده پیش خود نگهداری کنن.
  • مسول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی)کارت جای گزین رو قرار دهدتادر صورت مراجعه بعدی از محل فرستادن اون اطلاع حاصل کنه.

۱۸-۲-۲ کنترل نامها از نظر تایپ

با در نظر گرفتن اهمیت تایپ نامها در مکاتبات اداری، کلیه اسمای تایپ شده طبق دستورالعملای فرستاده شده بایدتوسط (مسول واحد تایپ، مسئول کنترل اسمای تایپی یا مسولان دبیرخانه)دوباره از دیدگاه های دیگری مورد توجه و دقت گیرد:

  • کسب اطمینان از مطابقت متن نامه با پیش نویس جفت و جور شده.
  • کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده.
  • کسب اطمینان از نظر فرم استاندارد تایپ شده.
  • کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامها برابر با پیش نویسا.
  • کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت(در صورت وجود رونوشت).
  • ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه.

۱۹-۲-۲ کنترل دفتر اندیکاتور

کلیه نامها مثل وارده و فرستاده شده باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوترها)ثبت شده و به اونا شماره و تاریخ بدن. پس نامه ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواد داشت.

  • به هر کدوم از نامها یه شماره اختصاص داده می شه.
  • اطلاعات کاملی از نامها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شه.
  • لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیر قانونیه.
  • شماره گذاری نامها در شروع سال بوده و در آخر هر سال باید با تاریخ و شماره جدید شروع می شه.(الهه همتی،۱۳۹۰).

۲۰-۲-۲ رضایت

مقدار احساسی که در اثر رفع انتظارات مشتری و یا اضافه کردن به انتظارات اون به آدم دست میده.(محمدی،۱۳۸۲).

از تجربه خوب شخص، از پیش بینیای خود رضایت می گن. (ویلارد،هوموم[۶]،سپتامبر

۲۰۱۲).

فیشر و هانا رضایت شغلی رو دلیلی روانی، محسوب می کنن و اون رو یه جور سازگاری عاطفی با شغل و شرایط اشتغال می دونن.یعنی اگه شغل مورد نظر لذت مطلوب رو واسه فرد تامین کنه، در این حالت فرد از شغلش راضیه.در مقابل اگر شغل مورد نظر رضایت و لذت مطلوب رو قرار نده، در این صورت فرد شروع به مذمت شغل می کنه ودر صدد تغییر اون هستش. (شفیع آبادی،۱۳۸۵، ص۹۸).

[۱].Productivity

[۲] .Drucker

[۳].Efficency

[۴].Effectiveness

[۵] .Kreithner

[۶] .Willard,Him